Perguntas e respostas

Perguntas Frequentes

  1. Quais tipos de processo serão eletrônicos?
  2. O que acontece com os processos antigos?
  3. Estou trabalhando num processo físico que não está no SEI e preciso juntar um novo documento nele, ou enviá-lo para outra unidade. O que faço?
  4. Como devo proceder para digitalizar um Processo para o SEI?
  5. Como ficam processos que devem tramitar fora da Defensoria Pública do Estado de Roraima?
  6. Como a DPE/RR vai receber documentos após a implantação do SEI?
  7. Como será feita a juntada de documentos aos processos no sistema SEI?
  8. Posso aproveitar meus documentos armazenados na rede (memorandos, informações de processo, ofícios, editais, contratos, etc)?
  9. Copiei e colei o conteúdo para o editor do SEI mas perdeu toda formatação, como faço para corrigir?
  10. Quando será feita a digitalização dos processos?
  11. Será necessária a digitalização de todos os processos?

 

1 - Quais tipos de processo serão eletrônicos?

Todos os processos criados a partir de 02 de Janeiro de 2018, serão exclusivamente eletrônicos, sem exceção. Após a implementação do SEI, não haverá mais autuação de processo em papel.

 

2 - O que acontece com os processos antigos?

Os processos antigos alguns serão inseridos no novo Sistema, outros continuarão em papel, sendo que o setor onde ele estiver deverá inserir uma "Certidão de Digitalização", e cadastrar um processo SEI no Sistema.

 

3 - Estou trabalhando num processo físico que não está no SEI e preciso juntar um novo documento nele, ou enviá-lo para outra unidade. O que faço?

Deverá ser emitida uma Certidão de Digitalização, certificando que o Processo em tela tramitará a partir daquela data em formato digital, sendo remetida a parte física do Processo para o setor de arquivamento da DPE ou ficará arquivado no setor que emitir a Certidão.

 

4 - Como devo proceder para digitalizar um Processo para o SEI?

Consulte o Manual de Digitalização.

 

5 - Como ficam processos que devem tramitar fora da Defensoria Pública do Estado de Roraima?

Processos originados na DPE/RR a partir do SEI serão encaminhados para entidades externas através da disponibilização do acesso específico para este fim através do SEI/DPE/RR, ou via email. O interessado poderá imprimí-lo caso necessário. Ao retornar, caso seja necessária inclusão de documento, esta será feita através do setor de Protocolo.

 

6 - Como a DPE/RR vai receber documentos após a implantação do SEI?

O fluxo deste processo deverá ser definido, mas o sistema permite que para documentos recebidos em formato digital, qualquer servidor lotado no setor destinatário do documento poderá incluí-lo no processo desde que tenha o devido acesso. Para documentos recebidos em papel a área destinatária do documento deverá escaneá-lo, preferencialmente utilizando um software OCR para torná-lo pesquisável, incluí-lo no processo, anotar seu número único dado pelo SEI e encaminhá-lo ao setor de Protocolo e Arquivo para guarda do original. Para o público externo as entregas de documentos não sofrerão alterações sendo recebidos pelo Protocolo que fará a digitalização e incluírá no processo da mesma forma que qualquer outro setor.

 

7 - Como será feita a juntada de documentos aos processos no sistema SEI?

O fluxo do processo de trabalho deverá ser definido, mas o SEI permite que para documentos recebidos em formato digital, qualquer servidor lotado no setor destinatário do documento poderá incluí-lo no processo desde que tenha o devido acesso. Para documentos recebidos em papel a área destinatária do documento deverá escaneá-lo, preferencialmente utilizando um software OCR para torná-lo pesquisável, incluí-lo no processo, anotar seu número único dado pelo SEI e encaminhá-lo ao setor de Protocolo e Arquivo para guarda do original.

 

8 - Posso aproveitar meus documentos armazenados na rede (memorandos, informações de processo, ofícios, editais, contratos, etc)?

Sim. Todos os documentos já digitados podem ser aproveitados. O procedimento geral é copiar o conteúdo e colar no editor do SEI, não inclua o documento como externo para estes casos.

 

9 - Copiei e colei o conteúdo para o editor do SEI mas perdeu toda formatação, como faço para corrigir?

Para minimizar os problemas de formatação você pode salvar o documento como formato HTML (na opção salvar como, escolha tipo HTML) e depois copiar e colar o conteúdo no SEI. Outra opção é colar apenas texto e depois fazer as correções necessárias. É importante priorizarmos o uso do editor do SEI pois documentos feitos no editor do SEI serão pesquisáveis e poderão ser assinados facilmente.

 

10 - Quando será feita a digitalização dos processos?

A digitalização dos processos deverá ser efetuada no setor onde se encontrar o processo a partir do dia 30 de novembro de 2017, caso estes processos tenham uma necessidade de tramitação em mais de 3 setores ainda, caso contrário, será emitida uma Certidão de Digitalização, certificando que o Processo em tela tramitará a partir daquela data em formato digital, sendo remetida a parte física do mesmo para o setor de arquivamento da DPE ou ficará arquivado no setor que emitir a Certidão.

 

11 - Será necessária a digitalização de todos os processos?

Cada setor definirá quais processos deverão ser digitalizados. Será montada uma sala para digitalização de volumes maiores, de caráter provisório, antes da data de início de produção do Sistema SEI, sob a coordenação do Grupo Gestor do SEI.

 

 

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